Som følge af dit ansættelsesforhold hos Sintex A/S behandler vi personoplysninger om dig.

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger samt hvilke tilhørsforhold der gør sig gældende.

Retningslinjerne for vores behandling af personoplysninger findes i EU’s Databeskyttelsesforordning (”GDPR” – 2016/679) og den danske Databeskyttelseslov, som begge trådte i kraft den 25. maj 2018. Inden denne dato er behandlingen reguleret i den nuværende danske Persondatalov.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:

Sintex A/S

CVR-nummer: 1984 8086

Adresselinje: Jyllandsvej 14, 9500 Hobro

E-mailadresse: info@sintex.com

Telefonnummer: (+45) 9657 4300

Sintex har en dataansvarlig repræsentant, som du kan kontakte ved berigtigelser, spørgsmål mv. Denne er:

Navn: Bettina Splid Thomsen

Tlf.: (+45) 42 72 26 99

E-mail: personale@sintex.com

2. Formål – Brug af personoplysninger

Vi opbevarer og anvender dine personoplysninger til følgende formål:

1) I forbindelse med rekrutterings- og ansættelsesprocessen

Idet du ansøger om et job hos Sintex og/eller ansættes i forlængelse heraf eller på anden baggrund, giver du samtykke til, at vi som dataansvarlig må behandle og opbevare dine oplysninger efter nærværende forskrift.

Disse oplysninger inkluderer som minimum: navn, e-mail og måske også andre nødvendige oplysninger såsom telefonnummer, adresse, ansøgning, CV, uddannelse, tidligere ansættelser, helbredsoplysninger mv.

2) Til registrering af stamdata og som led i opfyldelse af ansættelseskontrakten

Når du tiltræder i en stilling på Sintex, registreres du i vores personaledatabase samt lønsystem med følgende personlige oplysninger: Navn, e-mail, initialer, privat- og evt. arbejdstelefonnummer, fødselsdato og cpr. Nummer, adresse, medarbejdernummer, stilling, afdeling, skift, nærmeste leder, valg af kantine, tiltrædelses- og anciennitetsdato, eventuel overenskomst samt navn og telefonnummer på pårørende – dette med henblik på at udføre den nødvendige personaleadministration.

I forbindelse med din ansættelse anvendes dine oplysninger til på forskellige måder at opfylde ansættelseskontrakten. Dette indebærer registrering og behandling af fravær, til statistiske formål samt til udførelse af årlig motivations- og trivselsmåling.

3. Kategorisering af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger i forbindelse med dit ansættelsesforhold:

1. Almindelige personoplysninger: Det er primært almindelige oplysninger såsom navn, kontaktdata, fødselsdato, nær familie, uddannelse, ansøgning, CV, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre arbejdsrelaterede forhold som oplysninger om løn, fravær, geodata, lokationsdata, online identifikator i form af IP-adresse, pensionsforhold, skatteoplysninger og NemKonto, som vi behandler. Der behandles yderligere registrering af timer, set i lyset af arbejdstider, sygedage og ferie.

Almindelige oplysninger med højere beskyttelsesniveau i form af CPR.nr. og oplysninger om straffelovsovertrædelser kan i visse tilfælde også blive behandlet.

2. Følsomme personoplysninger: I visse tilfælde behandler vi også personfølsomme oplysninger. Eksempelvis kan vi i forbindelse med sygdom behandle helbredsinformationer fra dig eller din egen læge, eller fra sundhedsvæsenet i øvrigt, og ved udbetaling af arbejdsgivergodtgørelse (g-dage), kan vi få information om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold.

4. Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

1. For at kunne opfylde ansættelseskontrakten.
2. For at kunne overholde gældende lovgivning, herunder sundheds-, skattemæssige og socialretlige forpligtelser, samt overenskomst.
3. Hvis det følger af en tilstrækkelig legitim interesse.
4. Hvis vi har fået samtykke til at behandle oplysningerne.

5. Opbevaring af personoplysninger under- og efter ansættelsesforholdet

De personoplysninger, vi indsamler i forbindelse med dit ansættelsesforhold, vil blive opbevaret i en personlig personalemappe, som opbevares fysisk såvel elektronisk.

Dine oplysninger vil blive opbevaret sikkert og fortroligt. Det er alene personer med et sagligt formål og grundlag, som har lovlig adgang til dine personoplysninger.

Ved ophør af dit ansættelsesforhold tager vi stilling til, i hvilket omfang dine oplysninger skal slettes. Som udgangspunkt vil dine personoplysninger blive opbevaret i 5 år efter ansættelsesforholdets ophør, og vil herefter blive slettet uden unødigt ophold ved årets udgang. Giver lovgivningen undtagelsesvis grundlag for en længere opbevaring kan dette finde sted. Sletning af personoplysninger sker efter 5 år som følge af bogføringsloven. I henhold til Persondataforordningen opbevares personoplysningerne ikke længere end det tidsrum, hvoraf det findes nødvendigt, til at kunne udføre behandlingsgrundlaget (jf. pkt. 4), jf. Persondataforordningens artikel 5, stk. 1, litra e. Dine opbevarede data berøres ikke efter ansættelsens ophør, medmindre det er arbejdet vedkommende. Dette kan f.eks. være i relation til HR-statistikker og nøgletal.

6. Kilder

Vi modtager primært personoplysninger direkte fra dig, men kan også modtage oplysninger fra offentlige myndigheder, f.eks. SKAT, i de tilfælde, hvor det er nødvendigt. I særlige tilfælde og kun i tilfælde af et efterretningsmæssigt motiv og i samarbejde med tredjepart kan hentes lokationsdata, f.eks. fra GPS i maskiner, mobilmaster og lignende.

Jf. Europæisk lovgivning kortlægges tilstrømningen af data i et dataflowsdiagram, som frit er tilgængeligt for alle ansatte i drev under: X:\DK\Hob\Org\Medarbejder_Alle\Administration\Politikker og retningslinier Sinfo\Persondatapolitik.

7. Videregivelse af dine personoplysninger

I tilfælde hvor det er arbejdet vedkommende og nødvendigt, videregiver vi dine personoplysninger til tredjeparter. Disse består af leverandører, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, lønudbetaling, pension, bogholderi, hosting af it-systemer m.v.

Ligeledes videregiver vi dine personoplysninger til relevante offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtede hertil – eksempelvis indrapportering til SKAT.

8. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Da dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (jf. dataportabilitet jf. Persondataforordningen).
• Du kan altid indgive en klage over behandlingen af dine personoplysninger til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
• Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

9. Databrud

• Definition: Personoplysninger, som er processeret og opbevaret af ansvarshavende i Sintex A/S, der mistes eller ændres som følge af databrud (security breach), eller hvis personoplysningerne er kommet til uvedkommendes kundskab, betragtes som et databrud.
• Databrud afrapporteres inden for maksimalt 72 timer fra hændelsen er indtruffet. Hertil ønsker Grundfos A/S en ensartet håndtering, hvorfor alle databrud håndteres centraliseret hos Grundfos A/S’ hovedkvarter i Bjerringbro, Danmark. Dataansvarlige er ansvarlig for orientering til moderselskabet Grundfos A/S.

10. Klage til datatilsynet

Du har mulighed for at klage over Sintex A/S’ behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet:

Telefon: (+45) 33 19 32 00 / E-Mail: dt@datatilsynet.dk

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at rette henvendelse til Bettina Splid Thomsen på følgende e-mail personale@sintex.com.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde, eller at din indsigelse bliver imødekommet – dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Denne persondatapolitik er sidst opdateret: d. 11.07.2022